Qu’est-ce qu’un système de gestion de dossiers ?
Un système de gestion de dossiers est une solution qui permet de regrouper toutes les informations pertinentes en un seul dossier. La solution fournit également tous les outils nécessaires à un suivi effectif des dossier.
Le système de gestion de dossiers IPzen rend facile et rapide l’accès aux informations nécessaires ou au statut d’un dossier. Vous pourrez savoir qui gère le dossier, qui est la partie adverse, les délais à ne pas rater, les emails échangés, ainsi qu’un historique complet et documenté de toutes les étapes de la vie du dossier.
Les avantages d’un système de gestion de dossiers
Les avantages d’utiliser le système de gestion de dossiers IPzen sont multiples et notamment :
- Aide au suivi des délais ;
- Ajout de documents ;
- Un système sécurisé et simple basé sur la technologie cloud vous permettant de gérer tous vos dossiers ;
- Aide à la gestion d’un historique de téléchargement de tous vos documents ;
- Envoi d’emails directement à partir d’un dossier ;
- Augmente la productivité de votre équipe et facilite la coopération ;
- Création automatique de documents grâce à un générateur de modèles ;
- Permet le partage d’informations entre les clients et les utilisateurs ;
- Permet de retrouver des actions ou documents facilement grâce à un moteur de recherches et à ses nombreux critères de recherche.
L’importance d’un système de gestion de dossiers
- Le suivi des délais
En tant que professionnel du droit, une de vos nombreuses responsabilités est la gestion des délais se trouvant dans chacun de vos dossiers. Grâce au système de gestion de dossiers IPzen, vous pourrez facilement gérer vos délais et ne plus en louper un seul. Le système IPzen est équipé d’options vous permettant d’ajouter les délais à l’intérieur même de vos dossiers et de mettre à jour automatiquement votre calendrier.
- Organiser les dossiers clients
Le système de gestion de dossiers IPzen vous aide à garder toutes les informations relatives à un client en un seul et même endroit. Grâce à cela, vous pouvez facilement ajouter la description d’un dossier, les informations de contact des différentes parties, des délais, des remarques sur le dossier et plus encore. Toutes ces informations vous sont accessibles habituellement, mais pouvez-vous y avoir accès par le biais d’une seule et unique plateforme en ligne ? Grâce au système de gestion de dossiers IPzen, c’est exactement ce que vous pouvez faire.
- Facturation automatique et temps passé
Le système de gestion de dossiers IPzen vous offre la possibilité d’enregistrer un évènement dans votre calendrier en tant qu’heure facturable en quelques clics. Vous n’aurez plus à écrire vos heures facturables sur un document pour finalement les rentrer chaque mois dans votre système de facturation. Le système IPzen vous aidera à gagner du temps, il en va de même pour votre équipe. Vous pourrez ainsi vous consacrer à d’autres missions.
- Coordonner vos communications
Garder tous vos contacts en un même endroit vous permettra de plus facilement accéder aux coordonnées de vos clients et partenaires commerciaux lorsque vous en avez besoin. Toute personne ayant passé du temps à rechercher l’adresse email d’un contact appréciera le gain de temps. Vous pourrez visualiser tous vos échanges sur une seule plateforme dédiée.
- Travailler depuis tout lieu
Le système de gestion de dossier IPzen est disponible en ligne. Cela signifie que vous pouvez accéder à votre travail en cours depuis n’importe quel ordinateur connecté à internet. Vous avez simplement à aller sur le site internet de la plateforme IPzen puis vous connectez et continuer là où vous vous étiez arrêté. Cela vous permet de travailler depuis n’importe quel lieu ; de chez vous ou de tout autre endroit, où que vous vous trouviez. Cela peut vous aider lorsque vous voyagez pour vous permettre de rester productif dans vos temps d’attente.
Ce qui rend le système de gestion de dossiers IPzen important est sa capacité unique de vous permettre d’accéder à des informations de façon sécurisée, simple et regroupée, rendant possible le travail collaboratif. IPzen est l’outil qu’il vous faut puisqu’il réunit toutes ces qualités à la fois. Le système de gestion de dossiers de IPzen inclut toutes ces caractéristiques. IPzen est l’outil idéal pour vous aider dans la gestion de vos dossiers.
