Optimiser la gestion des litiges de marques avec le module dossiers d’IPzen

Introduction

Nous présentons le module Dossiers d’IPzen, une solution complète et sécurisée conçue pour rendre la gestion des litiges de marques efficace, structurée et conforme. Destiné aux cabinets d’avocats, aux services juridiques d’entreprise et aux professionnels de la propriété intellectuelle, ce module centralise les données, automatise les processus et garantit la traçabilité de chaque action.

Vue d’ensemble du module dossiers

Objectif et public cible

Le module Dossiers d’IPzen vise à structurer chaque litige de marque dans un espace dédié, assurant une gestion rigoureuse et un suivi complet. Il s’adresse principalement à :

• Cabinets spécialisés en propriété intellectuelle
• Directions juridiques de groupes ou PME
• Avocats contentieux, conseils externes et internes

Intégration à l’écosystème IPzen

Connecté à l’ensemble de l’écosystème IPzen (calendrier, portefeuille, surveillance), ce module permet une gestion fluide des dossiers du début à la fin. La création d’un dossier déclenche automatiquement un suivi structuré (calendrier, pièces, facturation), accessible via l’interface de IPzen. Découvrez aussi notre et notre gestion de portefeuille pour une expérience complète.

Fonctionnalités clés pour l’efficacité juridique

 Automatisation des workflows contentieux

• Création facile de dossier : dès réception d’un avis d’opposition, d’une assignation ou d’un signalement, le module permet d’ouvrir un dossier avec les métadonnées essentielles.
• Alertes intelligentes : pour les délais de réponse, les audiences, les dépôts ou oppositions, l’outil déclenche t des notifications.
• Modèles de procédure : standardisation des actions (lettres types, formulaires) pour garantir conformité et gagner du temps.

Centralisation des preuves et documents

• Espace documentaire unique : mémoires, preuves, correspondances, recherches officielles (INPI, Légifrance, CNIL) sont stockés ensemble.
• Indexation et recherches internes : navigation facilitée par mots-clés, filtres par date, type de document ou auteur.
• Gestion des versions : chaque modification est tracée, avec historique pour audit, export et preuve.

Suivi des délais et des responsabilités

• Calendrier intégré : liens directs entre dossier et dates clés (délais, audiences, renouvellements) visibles dans la vue globale IPzen.
• Assignation claire : attribution des tâches (pleadings, recherches, communication client) à un collaborateur précis.
• Filtrage par critères : Juridiction, état d’avancement, parties prenantes, pour agir rapidement.

Collaboration sécurisée et accès client

• Accès différencié : droits personnalisés pour avocats, juristes, cabinets partenaires et clients.
• Partage sécurisé : transmission contrôlée de documents, sans risque de fuite.
• Historique des échanges : toutes les interactions sont archivées, pour plus de sécurité et de confiance.

 Conformité réglementaire et sécurité renforcée

Traçabilité audit‑grade

• Toutes les données du dossier sont consultables : pièces, dates, actions, facturation. Support pour preuves juridiques, audits internes ou externes.
• Conformité aux normes RGPD et CNIL : conservation des données, consentements clients, archivage sécurisé.

Intégrité des actions

• Chaque document, note ou communication est conservé.
• Garanties de conservation des preuves : idéal pour des contentieux ou litiges complexes.

Productivité, ROI et satisfaction client

Réduction des tâches administratives

• Suppression des processus manuels (Excel, emails dispersés).
• Gain de temps estimé entre 30 % et 50 % sur les tâches répétitives, selon retours de clientèle.

 Reporting et facturation simplifiés

• Rapports par dossier : temps passé, coûts, étapes clés.
• Intégration comptable via IPzen permettant une facturation fluide et rapide grâce à notre module Facturation.

Argument différenciateur en appel d’offres

• Présentation d’un système robuste, conforme et traçable.
• Preuve de rigueur et de valeur ajoutée pour convaincre les clients exigeants.

 Conclusion

Le module Dossiers d’IPzen permet une gestion hautement performante des litiges de marques, alliant sécurité, conformité et efficacité. Nous vous invitons à :

• Vous abonner à la newsletter d’IPzen pour suivre les évolutions produits
• Rejoindre nos réseaux sociaux professionnels pour retours et conseils
• Demander une démonstration personnalisée via notre page dédiée pour apprécier l’apport en situation réelle

FAQ

1. Pourquoi centraliser les litiges de marques dans un outil dédié comme IPzen ?

   La centralisation via IPzen permet une traçabilité complète, une optimisation des délais et une réduction significative du risque d’erreurs administratives, en offrant une vue d’ensemble sur chaque dossier contentieux.

2. Quels types de documents peut-on intégrer à un dossier dans IPzen ?

   IPzen permet d’intégrer l’ensemble des documents pertinents : actes de procédure, courriers officiels, mémoires, preuves, décisions judiciaires, recherches tierces, échanges clients et tout autre élément lié à votre affaire.

3. IPzen garantit-il la conformité réglementaire en matière de confidentialité des données ?

   Oui, IPzen répond strictement aux exigences du RGPD et aux recommandations de la CNIL grâce à une gestion sécurisée des accès, un archivage structuré et une protection renforcée des données sensibles.

4. Est-il possible de partager l’accès à un dossier avec des clients ou partenaires externes ?

   Absolument. IPzen propose une gestion précise des droits d’accès, permettant à vos clients, collaborateurs internes ou partenaires externes de consulter uniquement les informations nécessaires à leur rôle, en toute sécurité.

5. Quels sont les risques juridiques d’une gestion non structurée des litiges de marques ?

   Une gestion non structurée expose à des erreurs administratives, à des pertes de documents importants, au non-respect des délais réglementaires et, par conséquent, à des risques juridiques majeurs tels que la perte de droits ou des contentieux additionnels.