Les spécialistes de la propriété intellectuelle sont aujourd’hui confrontés à des difficultés logistiques particulières qu’ils ne parviennent pas à résoudre avec les ressources ordinaires dont ils disposent au bureau. Bien que la loi ait toujours été un domaine où il est très important d’être rigoureux et attentif, le droit de la propriété intellectuelle exige un respect particulier des délais et procédures qui ne sont pas seulement difficiles à respecter, mais également différents dans chaque pays. Les dates de dépôt, les renouvellements ou encore les enregistrements sont si décisifs qu’une erreur ou une échéance dépassée peuvent être catastrophiques et extrêmement coûteuses pour l’entreprise, et il n’est pas toujours possible de la régler. Travailler sur une douzaine de pages Excel est une manière risquée et désorganisée de gérer une entreprise ou un département de propriété intellectuelle, grand ou petit, et les chances d’erreur humaine augmentent de façon exponentielle.
Les juristes de propriété intellectuelle, comme tout juriste, sont frileux, surtout quant à l’idée de loger leurs données ailleurs. En tant qu’exposante à l’INTA cette année, j’ai remarqué que beaucoup de professionnels s’arrêtent devant notre stand, dans l’espoir d’adopter une solution facile et agréable. Ils insistent sur l’aspect sécuritaire puis partent en se promettant qu’ils y penseraient plus tard.
Beaucoup de juristes et avocats souhaitent avoir un meilleur système, mais craignent toujours le changement parce qu’il est difficile de faire confiance à un autre que soi-même. C’est la profession qui le veut ; si ce n’est pas cassé, ne le réparez pas. N’est-ce pas ?
Cela est regrettable étant donné que les systèmes utilisant la technologie du cloud sont infiniment plus efficaces. Ils sont également plus sécurisés, bénéficient d’une meilleure protection, libèrent de l’espace précédemment occupé par des archives et s’assurent que vos données ne se perdent pas. Il est étrange que les spécialistes en propriété intellectuelle restent si méfiants à l’égard de la technologie lorsque l’on sait que plus de la moitié de ces avantages offrent une possibilité d’exonérer sa responsabilité. Au contraire, on aurait pensé que les juristes et avocats de la propriété intellectuelle se précipiteraient vers l’option la plus sûre.
Finalement, ce n’est pas si surprenant, dans la mesure où les avocats ne sont pas les personnes les plus technophiles. A l’inverse, ils sont les derniers à se reposer sur un logiciel dont ils ne connaissent pas les tenants et les aboutissants, ce qui rend le passage à des solutions basées sur le cloud particulièrement périlleux.
Beaucoup de cabinets ont déjà fait l’acquisition de systèmes traditionnels de gestion de portefeuille. Ces systèmes utilisent des serveurs dédiés, lesquels risquent de surchauffer, de faire l’objet d’accidents et de coûts exorbitants. Pour les petits cabinets, le retour sur investissement n’est probablement pas suffisant. Les systèmes basés sur le cloud sont beaucoup moins couteux et plus rentables, étant donné que les infrastructures internes deviennent de plus en plus obsolètes. Se débarrasser des procédés archaïques est également l’un des avantages de la transition vers un système de gestion basé sur le cloud. L’entrée manuelle est remplacée par des automatismes, ce qui constitue un gain de temps colossal. Moins d’erreurs sont commises et les informations peuvent être téléchargées directement dans le système au lieu d’être entrées manuellement.
La migration des données est également un enjeu qui suscite les interrogations des juristes et avocats. La plupart des spécialistes qui sont venus voir notre stand pour examiner nos produits se sont renseignés sur le sujet. La vérité est que la migration des données, selon la façon dont les informations ont été stockées, peut représenter un coût supplémentaire et inattendu. Parfois, les données sont difficilement exportables à partir d’un système préexistant, et l’utilisateur profane est contraint à des dépenses superflues. L’idée d’avoir à migrer des données peut être une dissuasion réelle et sérieuse pour les juristes qui craignent la sortie des informations sensibles. De la même manière que nous ne voulons pas changer nos habitudes, de nombreux chefs d’entreprise sont réticents à réorganiser leur système car ils ne souhaitent pas modifier leurs habitudes. Il est un peu pénible d’emménager dans un système différent, il l’est encore plus s’il s’agit d’un nouveau système amélioré et basé sur le cloud avec différents mécanismes d’accès.
Cette frayeur qui s’empare de vous lorsque vous essuyez la perte de vos données logées sur le cloud, dont le fonctionnement échappe encore à certains, peut davantage s’amplifier compte tenu de la nature délicate de l’information traitée par les avocats et juristes en propriété intellectuelle. Mais ce qu’il est important de savoir est que les systèmes basés sur le cloud ont de meilleurs processus de récupération post-sinistre que certains des cabinets les plus exigeants et les plus high-tech. En réalite, les systèmes de gestion de portefeuille basés sur le cloud sont les outils les plus sûrs et les mieux protégés sur le marché. Si tous les systèmes basés sur le cloud sont aussi sérieux quant à la protection des données qu’IPzen, ils disposent d’une surveillance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ils effectuent des sauvegardes dans plusieurs emplacements et surtout de manière automatique toutes les 15 minutes.
En outre, le fait que les solutions basées sur le cloud soient accessibles par le biais d’une seule connexion Internet offre aux cabinets la possibilité d’accorder un accès contrôlé à leurs clients. En effet, des solutions telles qu’IPzen permettent aux spécialistes d’offrir à leurs clients l’accès à une interface qui comprend toutes les informations relatives à leur dossier. Pour le client, cette nouvelle option ajoute de la valeur au service qu’il obtient de son avocat ou de son consultant et permet un gain de temps pour toutes les personnes impliquées. En effet, le client a seulement besoin de se connecter à une interface afin d’obtenir une mise à jour concernant son dossier. Cela est considéré comme un service à la clientèle augmenté, même s’il est entièrement dû à la technologie.
Les avocats et juristes ne devraient pas craindre la technologie. La technologie est l’avenir. Il est temps d’adopter des solutions basées sur le cloud, et vos clients vous en remercieront.
