Le portefeuille de marques désignant l’ensemble des marques possédées se doit être cohérent, équilibré et géré à travers une stratégie d’architecture de marque. Toutefois en pratique, la gestion d’un portefeuille peut être compliquée surtout lorsqu’il s’agit de l’intégrer à une plateforme de gestion ou de le transférer. En effet, divers aspects sont à prendre en considération afin de réussir cette manipulation, et il est essentiel de porter une attention toute particulière sur la qualité des données.
La gestion d’un portefeuille de marques se révèle être de plus en plus complexe, et plus précisément lorsqu’il s’agit de transférer ou d’intégrer un portefeuille de marque. Cette intégration ou ce transfert peut apparaître lors de divers scénarios, notamment lorsque :
- une société rachète une entreprise et devient titulaire d’un nouveau portefeuille de marques ;
- un cabinet travaille avec un nouveau client et se voit confier la gestion de son portefeuille de marque ;
- une entreprise ou un cabinet décide de changer prestataire et d’adopter une nouvelle plateforme de gestion des marques.
Or, en pratique cette intégration ou ce transfert peut faire peur et s’avérer être compliqué, fastidieux et être appréhendé par les professionnels que ce soit au niveau du temps qui y sera accordé que du coût. En effet, plusieurs questions pratiques peuvent se poser notamment : quelle est la meilleure façon de procéder ? En ce sens, faut-il procéder à une intégration manuelle, automatique ou encore combiner les deux ? Combien de temps y consacrer ? Quelles sont les informations essentielles à intégrer ? Quels sont les risques ?
Ce sont autant de questions que l’on peut se poser pour intégrer ou transférer un portefeuille de marques avec succès.
La clef du succès est la qualité des données de départ : il faut des données fiables.
Comment définir des données fiables ? Ce sont des données qui peuvent être retraitées automatiquement si le numéro de marque est exact et correspond aux numéros sur les bases en ligne des offices de marques. En outre, les données à récupérer doivent également être complètes, et englobent ainsi les numéros, les classes, les libellés complets des produits et services, l’historique de la vie de la marque (les transferts, copropriétés, licences, les cessions) ou des données basiques, soit les numéros et classes uniquement.
Dans l’hypothèse où l’intégration du portefeuille de marques se fait de manière automatique, plusieurs problématiques peuvent survenir. Tout d’abord en ce qui concerne les marques nationales, il est probable que deux marques différentes peuvent avoir le même numéro au sein du même office de marque. En outre, dans certains pays, il est possible que le numéro de la marque change au moment du renouvellement. Dès lors, si les données n’ont pas été mises à jour, il est impossible de trouver la marque en question par son numéro de façon automatique. Par ailleurs, une attention particulière doit être portée sur la langue de rédaction. En effet, dans la mesure où les libellés de marque sont rédigés dans la langue de l’Office, il est ainsi nécessaire d’avoir recours à un système de traduction automatique. Si la langue anglaise ne créée pas de difficulté, le constat est différent si le libellé est rédigé en finlandais, en suédois, en chinois ou encore en coréen par exemple.
En ce qui concerne les marques internationales, la bonne nouvelle étant que le numéro ne change pas, permettant ainsi de la retrouver facilement. Toutefois, la grande difficulté réside dans le fait d’avoir un état de marques à jour comprenant l’historique.
Ainsi, il n’y a pas d’autres choix que de procéder à une intégration manuelle et de voir ce qui s’est passé pour chaque pays (limitations, objections, non renouvellement, etc.). En outre, il existe également des difficultés pour les marques anciennes et plus précisément lorsque le pays désigné n’existe plus, tels que l’URSS, la Yougoslavie, et plus récemment les Antilles Néerlandaises par exemple.
Si la base de l’Organisation mondiale de la propriété intellectuelle fournit des données, force est de constater que ces dernières ne sont pas suffisamment structurées. A titre d’illustration, la date d’enregistrement de la marque en Chine est fournie sur la déclaration d’octroi ou de déclaration de refus partiel en PDF, de même que la date d’enregistrement de la marque US, qui s’avère important pour le calcul de l’affidavit. Par ailleurs, pour certains pays, en plus du numéro de marque internationale, il existe un numéro national mais qui figure seulement dans le document d’octroi en PDF.
En tout état de cause, de façon générale, il n’est pas possible de se baser sur le nom de la marque car la marque peut appartenir à des entités différentes.
Au vu de tous ces éléments, il est certain que c’est la qualité des données de départ qui déterminera la meilleure stratégie d’intégration d’un portefeuille de marque dans une plateforme de gestion de marques. En ce sens, en fonction de la qualité des données, l’intégration automatique peut être envisageable dans son propre système ou être transféré vers un autre système. Dès lors, si un doute subsiste sur la qualité de ces dernières, l’automatisation est à proscrire.
Par conséquent, il sera donc souvent nécessaire, voir indispensable de faire un appel à une intervention humaine afin d’assurer la qualité des données et ainsi apprécier ce qu’il convient de compléter.
En effet, d’expérience il n’existe pas de portefeuille de marques qui ne contient aucune erreur. Le changement de logiciel de gestion de marque est l’occasion de remettre à plat et de corriger, de peupler et améliorer la qualité des données sur les marques, ainsi que de réorganiser ces dernières.
Par conséquent, pour accompagner les professionnels du droit en propriété intellectuelle, nous avons créé IPzen.
IPzen est une solution de gestion de portefeuille de marques qui regroupe plusieurs fonctionnalités de gestion de votre propriété intellectuelle en une seule plateforme simple, facile à utiliser et basée sur le cloud.
Chez IPzen, l’organisation de la gestion des clients est faite pour correspondre à la façon dont on gère les clients in vivo. A titre d’exemple, un client peut avoir plusieurs sociétés ou plusieurs titulaires de marques. Ainsi, la fonctionnalité de l’annuaire permet de créer les informations dont on a besoin sans qu’il existe de doublon.
La plateforme IPzen permet de créer une société une seule fois. Par exemple, si la société déménage ou possède plusieurs adresses, il est possible de rajouter les adresses sur la même société. Par ailleurs, si le professionnel travaille pour un groupe, on est amené à déposer des marques au nom de sociétés différentes appartenant au même groupe.
Ainsi, un des avantages essentiels de cette organisation est de permettre de sortir un portefeuille du client, toutes sociétés confondues ou par titulaire.
Cabinet, conseil et avocat, l’organisation par client permet de donner des accès par client et non par titulaire de marque. Le client voit ainsi son portefeuille de marque quel que soit le titulaire.
De même, en entreprise, si le service juridique gère les portefeuilles de filiales, chez IPzen, il est possible de créer des clients internes en donnant un accès spécifique tout en ayant une vision globale des portefeuilles des titres.
En outre, la plateforme IPzen permet un accès en ligne à son portefeuille de marques avec des manipulations simples mais aussi de procéder à des exportations, des recherches en assurant une souplesse mais aussi une sécurité des données.
Chez IPzen, nous avons une équipe qualitative spécialisée dans l’intégration des portefeuilles de marque qui vous assiste pour répondre à toutes vos questions afin de faciliter votre travail.
IPzen la plateforme faite par des juristes pour des juristes.
Pour aller plus loin…
♦GESTION DE VOTRE PORTEFEUILLE DE MARQUES
♦COMMENT GÉRER DE MANIÈRE EFFICACE VOTRE PORTEFEUILLE DE MARQUES ?
