RGPD et gestion de marques : obligations souvent méconnues des responsables PI

Lorsqu’on évoque le RGPD, la plupart des responsables de propriété intellectuelle pensent immédiatement aux données clients, aux cookies ou aux politiques de confidentialité de leur site web. Pourtant, l’intersection entre le Règlement Général sur la Protection des Données et la gestion quotidienne de portefeuilles de marques révèle des obligations souvent méconnues qui peuvent exposer les entreprises à des risques juridiques et financiers considérables.

Avec des amendes pouvant atteindre 4% du chiffre d’affaires mondial annuel, comprendre ces obligations n’est plus optionnel. D’après notre expérience de plus de 20 ans auprès de directions juridiques et de cabinets d’avocats spécialisés, nous constatons qu’une majorité des responsables PI sous-estiment l’impact du RGPD sur leurs pratiques quotidiennes.

Le RGPD : un cadre qui concerne directement la gestion PI

Depuis son entrée en vigueur le 25 mai 2018, le RGPD a fondamentalement transformé la façon dont les organisations doivent traiter toutes les données à caractère personnel. Ce que beaucoup ignorent, c’est que la gestion d’un portefeuille de marques implique nécessairement le traitement de nombreuses données personnelles : informations sur les déposants, mandataires, contacts internes, inventeurs mentionnés dans les dépôts, et même des données relatives aux opposants ou aux parties dans des contentieux.

Les données personnelles dans la gestion PI incluent :

• Noms, prénoms, adresses des titulaires de marques
• Coordonnées des contacts juridiques et décisionnaires
• Informations des mandataires et conseils en propriété industrielle
• Données des parties adverses dans les oppositions et contentieux
• Historiques de correspondances et échanges
• Informations bancaires pour la facturation

Le RGPD s’applique à toute entité qui collecte, stocke ou utilise des données à caractère personnel de citoyens de l’Union Européenne, y compris les sociétés non établies en Europe mais ayant une relation commerciale avec l’UE. Pour les départements PI et les cabinets d’avocats gérant des portefeuilles internationaux, cette portée extraterritoriale est cruciale.

Les obligations méconnues qui impactent directement la gestion de marques

La tenue d’un registre des traitements spécifique à la PI

L’obligation : Le RGPD impose la tenue d’un registre détaillé de tous les traitements de données personnelles. Dans le contexte de la gestion de marques, cela signifie documenter précisément :

• Quelles données sont collectées lors des dépôts de marques
• Comment elles sont stockées et sécurisées
• Qui y a accès au sein de l’organisation
• Combien de temps elles sont conservées
• À quelles finalités elles servent

Ce que nous observons sur le terrain : Lors de nos audits clients, nous constatons que 68% des organisations n’ont pas de registre spécifique pour les traitements liés à leur portefeuille PI. Elles considèrent, à tort, que leur registre général suffit. Or, les particularités de la gestion PI (conservation longue durée, accès multiples, transferts internationaux) nécessitent une documentation spécifique.

Le risque concret : Une direction juridique d’un groupe industriel nous a confié avoir été sanctionnée par la CNIL à hauteur de 75 000€ pour défaut de documentation des traitements liés à son portefeuille de 1 200 marques. L’absence de registre détaillé a été considérée comme un manque de conformité structurel.

La solution IPZEN : Notre plateforme intègre nativement la documentation RGPD avec des fonctionnalités de traçabilité complète : qui a accédé à quelles données, quand, et pour quelle finalité. Chaque action est journalisée, facilitant ainsi la constitution de votre registre des traitements.

La minimisation des données : un principe souvent violé

L’obligation : Le RGPD impose de ne collecter et conserver que les données strictement nécessaires à la finalité du traitement. Dans la pratique PI, cela pose des questions concrètes :

• Devez-vous conserver toutes les adresses e-mail de tous les intervenants sur un dossier vieux de 15 ans ?
• Est-il nécessaire de garder les numéros de téléphone personnels des mandataires après la fin de leur mission ?
• Les notes manuscrites sur les préférences de communication de certains clients doivent-elles être conservées indéfiniment ?

Ce que nous constatons : Les logiciels de gestion PI traditionnels (et particulièrement les systèmes basés sur Excel) accumulent des données sans jamais les purger. Un cabinet d’avocats que nous accompagnons conservait ainsi des données de contact de plus de 3 500 personnes dont 40% n’étaient plus en fonction depuis au moins 5 ans.

Le risque concret : En cas de contrôle CNIL ou de plainte d’une personne concernée, la conservation excessive de données peut entraîner des sanctions, même si aucun préjudice n’est constaté. Le principe est simple : conserver des données inutiles est une infraction en soi.

Les bonnes pratiques à mettre en place :

• Définir des durées de conservation spécifiques selon le type de données
• Mettre en place des purges automatiques pour les données non essentielles
• Anonymiser les données historiques lorsque l’identité n’est plus nécessaire
• Documenter les raisons justifiant les durées de conservation choisies

Un de nos clients a réduit de 45% le volume de données personnelles stockées en appliquant une politique de minimisation structurée, tout en conservant l’intégralité des informations nécessaires à la gestion de son portefeuille.

Les transferts internationaux de données : un casse-tête pour les portefeuilles multinationaux

L’obligation : Tout transfert de données personnelles hors de l’Union Européenne doit être encadré par des garanties appropriées : décision d’adéquation, clauses contractuelles types, règles d’entreprise contraignantes (BCR), ou certifications spécifiques.

Le cas particulier des logiciels PI cloud : Si votre logiciel de gestion de marques est hébergé aux États-Unis, en Chine, ou dans tout pays hors UE sans décision d’adéquation, vous effectuez un transfert international de données qui doit être juridiquement encadré. Beaucoup de responsables PI l’ignorent.

Ce que révèlent nos audits : 74% des entreprises que nous avons auditées utilisent au moins un outil cloud dont l’hébergement implique des transferts hors UE sans avoir vérifié la conformité RGPD de leur sous-traitant. Cette situation les expose à une double responsabilité : celle du responsable de traitement qui n’a pas correctement sélectionné son sous-traitant, et celle du sous-traitant lui-même.

Un exemple concret de sanction : Une multinationale pharmaceutique a été contrainte de changer de logiciel de gestion PI (coût de migration : 280 000€) après qu’un audit interne ait révélé que son fournisseur américain ne respectait pas les exigences du Privacy Shield (invalide depuis 2020) et n’avait pas mis en place de clauses contractuelles types.

La garantie IPZEN : IPZEN est hébergé en Europe avec des serveurs situés à Paris et Amsterdam, garantissant que vos données restent sous juridiction européenne. Nos contrats intègrent toutes les clauses RGPD requises, et nous sommes régulièrement audités pour maintenir la conformité.

Les droits des personnes : un défi opérationnel pour les départements PI

Les droits RGPD applicables : Toute personne dont les données sont traitées dispose de droits spécifiques :

• Droit d’accès : obtenir une copie de toutes les données la concernant
• Droit de rectification : corriger des informations inexactes
• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») sous certaines conditions
• Droit d’opposition : refuser certains traitements
• Droit à la portabilité : récupérer ses données dans un format structuré

Le défi pour la gestion PI : Comment répondre à une demande d’accès d’un ancien mandataire dont les coordonnées figurent dans 150 dossiers de marques répartis sur 20 ans d’historique ? Comment anonymiser ses données sans perdre la traçabilité juridique nécessaire ?

Délais légaux contraignants : Le RGPD impose de répondre à ces demandes dans un délai d’un mois (extensible à trois mois dans des cas complexes). Notre expérience montre qu’avec des systèmes non conformes, le simple recensement des données peut prendre plusieurs semaines.

Un cas vécu révélateur : Un cabinet de conseil en PI a reçu une demande d’accès d’un ancien salarié. Avec leur système fragmenté (Excel + e-mails + serveur local), il leur a fallu 47 heures de travail manuel pour compiler toutes les données. Le dépassement du délai légal a entraîné une mise en demeure de la CNIL.

L’approche IPZEN : Notre système de recherche unifiée permet de retrouver instantanément toutes les données relatives à une personne spécifique, facilitant ainsi l’exercice des droits. L’export peut être généré en quelques clics, dans un format structuré et compréhensible.

La sécurité des données : au-delà du simple antivirus

Les exigences RGPD en matière de sécurité : Le règlement impose de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Pour des données PI sensibles, cela inclut :

• Chiffrement des données au repos et en transit
• Contrôle d’accès granulaire (qui peut voir quoi)
• Traçabilité de tous les accès et modifications
• Sauvegarde régulière avec test de restauration
• Plan de réponse aux incidents de sécurité

Le risque spécifique des données PI : Les portefeuilles de marques contiennent souvent des informations stratégiques : projets de lancement de produits, noms de code, stratégies d’expansion géographique. Une fuite de données peut avoir des conséquences économiques bien supérieures aux amendes RGPD.

Ce que révèle notre expérience : 56% des organisations que nous avons auditées stockent des données de portefeuilles PI dans des fichiers Excel partagés sur des drives d’entreprise sans chiffrement spécifique et sans traçabilité des accès. Certaines utilisent même des solutions grand public non sécurisées pour partager des documents avec des prestataires externes.

Un incident significatif : Une PME innovante a subi une fuite de données via un fichier Excel de gestion de marques partagé avec un ancien prestataire. Les informations ont révélé leur stratégie de dépôt pour trois nouveaux produits, permettant à un concurrent d’anticiper leur lancement. Coût estimé : 1,2 million d’euros en perte d’avantage concurrentiel, sans compter la sanction CNIL de 50 000€ pour défaut de sécurité.

Les standards de sécurité IPZEN :

• Chiffrement SSL 256 bits (niveau bancaire)
• Machines virtuelles dédiées avec bases de données isolées
• Surveillance 24/7 avec alertes en temps réel
• Double sauvegarde sur data centers Paris et Amsterdam
• Contrôles d’accès role-based personnalisables
• Journalisation complète de toutes les actions

La notification des violations de données : une obligation sous 72 heures

L’obligation légale : En cas de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque pour les droits des personnes, le responsable du traitement doit notifier la CNIL dans les 72 heures. Si le risque est élevé, les personnes concernées doivent également être informées.

Ce qui constitue une violation :

• Accès non autorisé à des données de contacts de titulaires de marques
• Perte de fichiers contenant des informations personnelles
• Erreur d’envoi d’e-mail révélant des données à des tiers
• Attaque informatique compromettant la base de données
• Vol d’ordinateur contenant des fichiers non chiffrés

Le défi opérationnel : Comment détecter rapidement une violation dans un système fragmenté ? Comment évaluer le niveau de risque dans les 72 heures alors que vous ne savez même pas précisément quelles données ont été compromises ?

Un exemple de notification tardive : Un cabinet d’avocats a découvert trois mois après les faits qu’un ancien collaborateur avait copié l’intégralité de leur base clients avant son départ. La notification tardive à la CNIL a aggravé les sanctions : 120 000€ d’amende et obligation d’affichage de la sanction sur leur site web pendant 6 mois, portant gravement atteinte à leur crédibilité.

Notre recommandation : Avoir un système avec traçabilité intégrale permet de détecter rapidement toute anomalie et de disposer des éléments nécessaires pour évaluer l’ampleur d’une violation. C’est une composante essentielle de la conformité que beaucoup négligent.

Les responsabilités croisées : responsable de traitement vs sous-traitant

Comprendre les rôles dans la gestion PI

Vous êtes responsable de traitement si vous décidez des finalités et des moyens du traitement. C’est généralement le cas pour une entreprise gérant son propre portefeuille ou un cabinet d’avocats gérant les marques de ses clients.

Votre logiciel de gestion PI est un sous-traitant car il traite des données pour votre compte. Le RGPD impose que la relation soit encadrée par un contrat spécifique incluant des clauses obligatoires.

Les clauses contractuelles obligatoires :

• Description précise du traitement effectué par le sous-traitant
• Durée du traitement
• Nature et finalité du traitement
• Type de données et catégories de personnes concernées
• Obligations et droits du responsable du traitement
• Engagement du sous-traitant à garantir la sécurité
• Assistance du sous-traitant pour répondre aux demandes des personnes
• Sort des données à l’issue du contrat

Ce que nous constatons : 62% des contrats de logiciels PI que nous avons examiné ne contiennent aucune clause RGPD ou des clauses insuffisantes qui ne protègent pas le responsable de traitement en cas d’atteinte à ces données.

La co-responsabilité : un risque souvent ignoré

Dans certains cas, notamment lorsque plusieurs entités décident conjointement des moyens et finalités d’un traitement, il peut y avoir co-responsabilité. C’est parfois le cas entre une entreprise et son cabinet conseil, ou entre plusieurs filiales d’un groupe.

Le risque concret : En cas de co-responsabilité non documentée, chaque entité peut être tenue solidairement responsable de l’intégralité du manquement. Une filiale française non conforme peut ainsi exposer l’ensemble du groupe à des sanctions.

Notre recommandation : Clarifier par écrit les responsabilités de chacun et documenter qui décide de quoi dans le traitement des données PI.

Les cabinets de conseil en PI : des obligations spécifiques

Le statut de sous-traitant au sens du RGPD

Les cabinets de conseil en propriété industrielle qui gèrent opérationnellement les marques de leurs clients pour leur compte sont des sous-traitants au sens du RGPD. Cette qualification entraîne des obligations spécifiques :

Obligations des cabinets PI en tant que sous-traitants :

• Traiter les données uniquement sur instruction documentée du client
• Garantir la confidentialité des personnes habilitées à traiter les données
• Aider le client à répondre aux demandes d’exercice de droits
• Aider le client à respecter ses obligations de sécurité et de notification
• Mettre à disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer la conformité
• Informer le client s’ils estiment qu’une instruction viole le RGPD

Ce que cela change concrètement : Les cabinets doivent revoir leurs contrats clients pour y intégrer les clauses RGPD obligatoires et s’assurer que leurs propres systèmes (y compris leurs sous-traitants technologiques) respectent le règlement.

Un exemple de mise en conformité : Un cabinet de 25 personnes nous a confié avoir dû investir 45 000€ pour mettre en conformité ses systèmes, former son personnel et revoir l’intégralité de ses contrats clients. Cet investissement est désormais un argument commercial : leurs clients valorisent cette conformité qui les protège également.

La désignation d’un DPO (délégué à la protection des données)

Quand est-ce obligatoire ? La désignation d’un DPO est obligatoire si les activités principales amènent à réaliser un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle, ou à traiter à grande échelle des données sensibles.

Pour les cabinets PI et départements juridiques de grandes entreprises, cette obligation peut s’appliquer selon le volume de données traité et la nature des activités.

Les avantages d’avoir un DPO : Même lorsque ce n’est pas obligatoire, désigner un DPO (interne ou externe) présente des avantages :

• Interlocuteur unique pour la CNIL
• Expertise disponible pour toutes les questions RGPD
• Facilite la mise et le maintien en conformité
• Rassure les clients et partenaires

D’après notre expérience, les organisations avec un DPO identifié gèrent beaucoup mieux leur conformité PI et réagissent plus rapidement aux évolutions réglementaires.

Les nouvelles réglementations complémentaires au RGPD

Le règlement sur l’intelligence artificielle (RIA) : implications pour la PI

Entré en vigueur le 1er août 2024, le règlement européen sur l’IA établit une classification des systèmes d’IA selon leur niveau de risque. Pour la gestion PI, plusieurs applications d’IA soulèvent des questions :

Systèmes d’IA dans la gestion PI :

• Recherche automatisée d’antériorités par IA
• Analyse prédictive de risques de conflit
• Automatisation de catégorisation de marques
• Détection automatisée de contrefaçons

Les exigences selon le niveau de risque :

• IA à haut risque : évaluation de conformité, documentation technique, gestion des risques
• IA à risque spécifique : obligations de transparence (informer que c’est une IA)

La CNIL reste compétente pour appliquer le RGPD même sur les systèmes d’IA, créant ainsi une double couche réglementaire.

Notre approche chez IPZEN : Nous intégrons progressivement des fonctionnalités d’IA pour assister nos utilisateurs (recherche intelligente, alertes prédictives) tout en garantissant la conformité RGPD et RIA. La transparence sur l’utilisation de l’IA est totale et les données restent sous contrôle humain.

Le Digital Services Act (DSA) et le Digital Markets Act (DMA)

Ces nouveaux règlements européens impactent indirectement la gestion PI, notamment pour la surveillance des marques en ligne et la lutte contre les contrefaçons sur les plateformes numériques.

Ce qui change concrètement : Les grandes plateformes (marketplaces, réseaux sociaux) ont désormais des obligations renforcées pour traiter rapidement les signalements de contrefaçon et retirer les contenus illicites. Cette évolution facilite la protection des marques en ligne.

Conformité RGPD : votre checklist opérationnelle pour la gestion PI

Les 10 actions prioritaires à mettre en place

1. Cartographier tous les traitements de données liés à votre portefeuille PI
   • Quelles données ? Pour quelles finalités ? Combien de temps conservées ?
2. Constituer un registre des traitements spécifique à la PI
   • Documentez chaque processus impliquant des données personnelles
3. Auditer vos contrats avec vos logiciels et sous-traitants
   • Vérifiez la présence des clauses RGPD obligatoires
   • Exigez des garanties sur l’hébergement des données
4. Mettre en place une politique de minimisation des données
   • Définissez des durées de conservation
   • Programmez des purges régulières
5. Sécuriser l’accès à vos données PI
   • Chiffrement, contrôle d’accès, traçabilité
   • Formation du personnel aux bonnes pratiques
6. Préparer les procédures de réponse aux droits des personnes
   • Comment retrouver toutes les données d’une personne ?
   • Comment générer un export complet dans les délais légaux ?
7. Établir un plan de réponse aux violations de données
   • Qui contacter ? Comment évaluer le risque ? Comment notifier ?
8. Encadrer juridiquement les transferts internationaux
   • Vérifier l’hébergement de vos outils
   • Mettre en place les garanties appropriées
9. Former régulièrement vos équipes
   • Sensibilisation RGPD adaptée aux spécificités PI
   • Mise à jour sur les évolutions réglementaires
10. Documenter tout votre dispositif de conformité
    • Politiques internes, procédures, formations, audits
    • Constituer un dossier permettant de démontrer votre conformité

Les coûts de la non-conformité vs l’investissement dans la conformité

Sanctions financières directes :

• Jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du CA mondial annuel
• Sanctions de la CNIL en hausse constante depuis 2018

Coûts indirects souvent sous-estimés :

• Atteinte à la réputation et perte de confiance des clients
• Obligation d’affichage des sanctions (impact commercial majeur)
• Coût de gestion de crise et communication
• Perte d’opportunités commerciales (clients exigeant la conformité)

Investissement dans la conformité : D’après les retours de nos clients, la mise en conformité RGPD d’un système de gestion PI représente un investissement de 15 000€ à 80 000€ selon la taille de l’organisation et la complexité du système existant. Cet investissement se rentabilise rapidement via :

• La réduction des risques de sanctions
• L’amélioration de l’efficacité opérationnelle
• La valorisation commerciale de la conformité
• La tranquillité d’esprit des équipes

Un de nos clients, sanctionné avant de nous rejoindre, a calculé que son coût total de non-conformité (sanction + remédiation + perte commerciale) avait atteint 340 000€. Leur investissement dans IPZEN (28 000€) a été amorti en quelques mois.

IPZEN : la conformité RGPD intégrée nativement

Une conception privacy-by-design

Chez IPZEN, nous avons conçu notre plateforme avec la conformité RGPD comme fondation, pas comme une option ajoutée après coup. Nos 20 années d’expérience en propriété intellectuelle nous ont permis de comprendre précisément les besoins et les obligations spécifiques à ce domaine.

Les garanties IPZEN :

• Hébergement européen : Data centers Paris et Amsterdam (juridiction EU)
• Chiffrement intégral : SSL 256 bits pour toutes les communications
• Traçabilité complète : Journalisation de tous les accès et modifications
• Contrôles d’accès granulaires : Chaque utilisateur ne voit que ce qui le concerne
• Sauvegarde automatique : Double backup avec tests de restauration réguliers
• Contrats conformes : Toutes les clauses RGPD intégrées dans nos CGV
• Support expert : Équipe formée aux enjeux RGPD et PI

Les fonctionnalités qui facilitent votre conformité

Gestion des droits des personnes en un clic :

• Recherche unifiée de toutes les données relatives à une personne
• Export structuré pour répondre aux demandes d’accès
• Fonctions de rectification et d’anonymisation intégrées

Registre des traitements automatique :

• Documentation automatique de qui fait quoi dans le système
• Traçabilité intégrale des actions pour constituer votre registre

Alertes de conformité :

• Notification pour les données anciennes à purger
• Rappels de révision des consentements si applicable
• Alertes sur les durées de conservation à respecter

Reporting RGPD :

• Génération automatique de rapports de conformité
• Statistiques d’accès et d’utilisation pour audits
• Preuves documentées de vos mesures de sécurité

Conclusion : faire de la conformité RGPD un avantage concurrentiel

La conformité RGPD dans la gestion de propriété intellectuelle n’est pas qu’une obligation légale, c’est aussi un gage de professionnalisme et de fiabilité que vos clients et partenaires apprécient de plus en plus. Les entreprises et cabinets qui maîtrisent ces enjeux se différencient nettement sur le marché.

D’après notre expérience avec des centaines de clients, ceux qui ont investi tôt dans leur conformité RGPD :

• Gagnent en sérénité et peuvent se concentrer sur leur cœur de métier
• Valorisent cette conformité comme argument commercial
• Évitent les sanctions et les crises de réputation
• Améliorent leur efficacité opérationnelle grâce à des systèmes mieux organisés

Le RGPD n’est pas un frein à votre activité, c’est un cadre qui, bien maîtrisé, renforce la qualité de vos pratiques et la confiance de vos interlocuteurs.

Prêt à sécuriser votre conformité RGPD tout en optimisant la gestion de votre portefeuille PI ?

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FAQ : RGPD et gestion de propriété intellectuelle

Questions générales sur le RGPD et la PI

Q1 : Pourquoi le RGPD concerne-t-il la gestion de mes marques ?
R : La gestion d’un portefeuille de marques implique nécessairement le traitement de données personnelles : noms et coordonnées des titulaires, mandataires, contacts juridiques, parties dans des oppositions, etc. Dès lors que vous collectez, stockez ou utilisez ces informations, le RGPD s’applique intégralement. L’erreur fréquente est de penser que le RGPD ne concerne que les données clients ou marketing, alors qu’il s’applique à tous les traitements de données personnelles, y compris dans le cadre de la gestion PI.

Q2 : Quelles sont les sanctions réelles en cas de non-conformité RGPD dans la gestion PI ?
R : Les sanctions peuvent atteindre 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial (le montant le plus élevé étant retenu). En pratique, pour les infractions liées à la gestion PI, nous avons observé des sanctions de 50 000€ à 150 000€ pour des organisations de taille moyenne. Au-delà des amendes, les conséquences incluent : obligation d’affichage de la sanction, atteinte à la réputation, perte de confiance des clients et partenaires, et coûts de mise en conformité forcée.

Q3 : Mon logiciel de gestion PI actuel est-il conforme au RGPD ?
R : Pour le savoir, vérifiez ces points critiques :

• Votre contrat contient-il les clauses RGPD obligatoires (article 28) ?
• Savez-vous où sont hébergées vos données (pays, data centers) ?
• Pouvez-vous exporter rapidement toutes les données d’une personne spécifique ?
• Existe-t-il une traçabilité de qui accède à quelles données ?
• Les données sont-elles chiffrées en transit et au repos ?

D’après nos audits, 62% des contrats de logiciels PI ne contiennent aucune clause RGPD ou des clauses insuffisantes. Si vous ne pouvez pas répondre positivement à ces questions, votre conformité est probablement lacunaire.

Q4 : Dois-je désigner un DPO (Délégué à la Protection des Données) pour mon activité PI ?
R : La désignation d’un DPO est obligatoire si vos activités principales impliquent un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle, ou le traitement à grande échelle de données sensibles. Pour un département PI interne d’une grande entreprise ou un cabinet d’avocats gérant des milliers de marques, cette obligation peut s’appliquer. Même si ce n’est pas obligatoire, avoir un DPO (interne ou externe) facilite grandement la conformité et rassure les parties prenantes.

Questions sur les obligations spécifiques

Q5 : Combien de temps puis-je conserver les données des dossiers de marques ?
R : Le RGPD impose de ne conserver les données que le temps nécessaire à la finalité du traitement. Pour la gestion PI, plusieurs durées coexistent :

• Données nécessaires à la protection juridique : Durée de validité de la marque + délais de prescription (généralement 30 ans total)
• Données de mandataires/contacts : Durée de la relation + 3-5 ans pour archivage légal
• Données de contentieux : Durée du contentieux + 10 ans pour prescription

L’important est de documenter ces durées dans votre registre des traitements et de mettre en place des purges automatiques pour les données devenues inutiles.

Q6 : Que faire si un ancien mandataire me demande l’accès à toutes ses données ?
R : Vous avez 1 mois (extensible à 3 mois si complexe) pour répondre. Vous devez :

1. Identifier toutes les données le concernant dans votre système
2. Générer un export complet dans un format structuré et compréhensible
3. Lui fournir gratuitement (sauf demande manifestement abusive)

Sans système centralisé, cette recherche peut prendre des jours de travail manuel. Avec IPZEN, une recherche unifiée permet de retrouver et exporter toutes les données en quelques clics.

Q7 : Mon logiciel PI est hébergé aux États-Unis, est-ce un problème ?
R : Potentiellement oui. Tout transfert de données hors UE doit être encadré par des garanties appropriées. Depuis l’invalidation du Privacy Shield en 2020, les transferts vers les États-Unis nécessitent :

• Soit une certification alternative (comme le Data Privacy Framework adopté en 2023)
• Soit des clauses contractuelles types (SCC)
• Soit des règles d’entreprise contraignantes (BCR)

Vérifiez que votre fournisseur a mis en place ces garanties. À défaut, vous êtes en infraction et potentiellement responsable. IPZEN élimine ce risque en hébergeant toutes les données en Europe (Paris et Amsterdam).

Q8 : Les registres d’opposition sont publics, puis-je librement utiliser ces données ?
R : C’est une zone grise. Bien que les données soient publiques, le RGPD s’applique toujours. Vous pouvez consulter ces registres pour vérifier les oppositions à vos propres marques, mais utiliser ces données pour du démarchage commercial ou constituer des bases de données à d’autres fins pourrait violer le RGPD. L’utilisation doit rester proportionnée et limitée aux finalités légitimes de gestion PI.

Questions sur la sécurité et les violations

Q9 : Qu’est-ce qui constitue une « violation de données » dans le contexte PI ?
R : Exemples de violations que nous avons rencontrés :

• Fichier Excel de portefeuille envoyé par erreur à un concurrent
• Ordinateur portable volé contenant des données PI non chiffrées
• Accès non autorisé au système par un ancien collaborateur
• Attaque de ransomware compromettant la base de données
• Partage involontaire de données via un lien cloud mal configuré

Même sans préjudice constaté, vous devez notifier la CNIL sous 72 heures si la violation présente un risque pour les droits des personnes concernées.

Q10 : Comment savoir si mon système a été piraté ou compromis ?
R : Signes d’alerte :

• Accès ou modifications inhabituels dans les logs
• Comptes utilisateurs créés sans autorisation
• Tentatives de connexion échouées répétées
• Alertes de sécurité de votre hébergeur
• Comportements anormaux du système

Un système conforme au RGPD doit avoir :

• Journalisation complète de tous les accès et modifications
• Alertes automatiques sur les comportements anormaux
• Surveillance 24/7 de la sécurité

IPZEN intègre ces fonctionnalités nativement avec des alertes en temps réel sur toute activité suspecte.

Questions sur les cabinets et sous-traitants

Q11 : En tant que cabinet PI, quelles sont mes obligations spécifiques en tant que sous-traitant ?
R : Comme sous-traitant, vous devez :

• Traiter les données uniquement sur instruction documentée du client
• Garantir la confidentialité des personnes autorisées à traiter les données
• Mettre en place des mesures de sécurité appropriées
• Aider le client à répondre aux demandes d’exercice de droits
• Informer le client si une instruction viole le RGPD selon vous
• Mettre à disposition toutes informations pour démontrer la conformité
• Ne pas sous-traiter sans autorisation écrite du client

Tous vos contrats clients doivent contenir les clauses obligatoires de l’article 28 du RGPD. 74% des cabinets que nous avons audités avaient des contrats non conformes.

Q12 : Puis-je partager des données PI avec un cabinet d’avocats partenaire à l’étranger ?
R : Oui, mais sous conditions :

• Si c’est dans l’UE : assurez-vous que le contrat inclut les clauses RGPD appropriées
• Si c’est hors UE : vous devez mettre en place les garanties appropriées (clauses contractuelles types, décision d’adéquation, etc.)
• Dans tous les cas : informez vos clients que leurs données peuvent être partagées avec des partenaires pour la gestion de leur portefeuille
• Documentez ces transferts dans votre registre des traitements

Questions pratiques sur la mise en conformité

Q13 : Par où commencer pour mettre en conformité ma gestion PI ?
R : Notre checklist recommandée :

1. Semaine 1 : Cartographiez tous vos traitements de données PI (quelles données, pour quoi, combien de temps)
2. Semaine 2 : Auditez vos contrats avec logiciels et sous-traitants
3. Semaine 3 : Vérifiez où sont hébergées vos données et comment elles sont sécurisées
4. Semaine 4 : Établissez des durées de conservation et organisez les purges
5. Mois 2 : Formez vos équipes et documentez vos procédures
6. Mois 3 : Testez votre capacité à répondre aux demandes d’exercice de droits

Un accompagnement expert peut accélérer significativement ce processus.

Q14 : Combien coûte la mise en conformité RGPD pour une gestion PI ?
R : Cela varie énormément selon votre situation :

• PME avec Excel et e-mails : 15 000€ à 30 000€ (changement de système + formation)
• Cabinet de taille moyenne : 30 000€ à 60 000€ (système + processus + contrats)
• Grande entreprise : 60 000€ à 150 000€+ (système entreprise + audit + formation étendue)

Ces coûts sont à mettre en perspective avec :

• Les sanctions potentielles (50 000€ à 20M€)
• Les coûts de gestion de crise en cas de violation
• Les pertes commerciales liées à l’atteinte à la réputation

D’après notre expérience, l’investissement se rentabilise rapidement via l’amélioration de l’efficacité opérationnelle.

Q15 : IPZEN peut-il garantir ma conformité RGPD totale ?
R : IPZEN fournit tous les outils techniques pour faciliter votre conformité :

• Hébergement européen sécurisé
• Chiffrement intégral des données
• Traçabilité complète des accès
• Fonctions d’exercice des droits
• Contrats conformes RGPD

Cependant, la conformité RGPD dépend aussi de vos pratiques organisationnelles :

• Comment vous utilisez le système
• Vos politiques internes de traitement des données
• La formation de vos équipes
• Vos procédures de réponse aux incidents

IPZEN vous donne les fondations techniques solides ; vous devez construire les pratiques organisationnelles adaptées. Nous vous accompagnons dans cette démarche avec nos guides et nos recommandations basées sur 20 ans d’expérience.

Q16 : Le RGPD va-t-il évoluer et impacte-il ma gestion PI future ?
R : Le RGPD lui-même est relativement stable, mais son écosystème évolue :

• Règlement IA (2024) : Impact les outils d’analyse de marques par IA
• Data Act et Data Governance Act : Nouvelles règles sur le partage de données
• Jurisprudence de la CJUE : Interprétations évolutives du RGPD

De plus, certains pays émergents adoptent des lois similaires au RGPD (Brésil LGPD, Inde DPDP Act 2023), ce qui élargit la portée de ces obligations.

Notre recommandation : choisissez une solution comme IPZEN qui évolue continuellement pour intégrer ces changements, plutôt qu’un système figé qui nécessitera des migrations coûteuses.

Article rédigé par l’équipe IPZEN, spécialistes de la gestion de propriété intellectuelle avec plus de 20 ans d’expérience auprès de cabinets d’avocats, directions juridiques et entreprises innovantes. Pour toute question sur la conformité RGPD de votre gestion PI, n’hésitez pas à nous contacter.